Kontynuując wątek porządkowania spraw, chciałbym rozbudować mój ostatni artykuł o kilka praktycznych wskazówek. Wielu pracowników zarówno w mniejszych, jak i w dużych przedsiębiorstwach, zmaga się z problemem oporu wewnętrznego organizacji oraz brakiem środków finansowych na wdrażanie rozwiązań, które mogłyby zwiększyć wydajność pracy. Część osób zniechęcona brakiem możliwości wpływu na organizację, postanawia zwiększać swoją wydajność indywidualnie. Taki sposób zwiększania wydajności ma wiele zalet (indywidualne dopasowanie, niezwłoczne wdrożenie, elastyczność zmian), jak również ograniczeń (brak integracji z innymi pracownikami, różne pomysły, opór przed rezygnacją z wypracowanego rozwiązania w przyszłości).
Osoby dłużej pracujące w MS Office prędzej lub później poznają makra czy to rejestrowane automatycznie przez aplikację czy też pisane ręcznie w deweloperze w języku VBA (Visual Basic for Applications). Z mojego doświadczenia wynika, że często próbowałem rozwiązać przy pomocy makr problem, który był już rozwiązany przez wbudowaną w aplikacji funkcję. Nie warto wyważać otwartych drzwi, dlatego chciałbym podzielić się swoimi przemyśleniami w zakresie wykorzystania folderów w Outlooku do katalogowania spraw. Tak jak opisywałem w poprzednim artykule, rola administratora kontraktu sprowadza się do skrócenia czasu koniecznego do odnalezienia zapisków, mogących mieć wpływ na realizację kontraktu. W tym celu, dla każdej okoliczności mogącej mieć wpływ na realizację kontraktu, konieczne jest stworzenie teczki zawierającej akta sprawy.
Właśnie foldery w Outlooku mają tę właściwość, że zachowują się jak teczki zawierające akta sprawy. Dobrze ułożone foldery sprawiają, że czas konieczny do prześledzenia historii sprawy istotnie się skraca. Pojawia się jednak kilka trudności, z którymi trzeba sobie umieć poradzić. Po pierwsze należy dobrze przemyśleć strukturę folderów. Coś co się sprawdza u jednej osoby, niekoniecznie sprawdzi się u innej. Z mojego doświadczenia pracy na wielu projektach, właściwe było ułożenie folderów w taki sposób, aby zawartość merytoryczna była umieszczana w folderze na aktywne projekty, wewnątrz którego były kolejne foldery na projekty, a wśród nich poszczególne sprawy.
Do każdej sprawy powinna być prowadzona odrębna korespondencja i uzupełniana tam na bieżąco. W literaturze pojawia się wiele artykułów o metodzie Inbox Zero i zaproponowany sposób radzenia sobie z pocztą jest jednym ze sposobów jej implementacji. Ułożenie pracy własnej w ten sposób wymaga systematyczności, lecz w dłuższej perspektywie przynosi wymierne rezultaty. O ile katalogowanie poczty przychodzącej wymaga ręcznego działania, to już do zarządzania pocztą wychodzącą wystarczy uruchomić wbudowaną funkcję „Podczas odpowiadania na wiadomość, która nie znajduje się w skrzynce odbiorczej, zapisz odpowiedź w tym samym folderze”. Jeżeli nowe wiadomości w sprawie będą dodawane jako odpowiedzi do poprzednich e-maili, to dodadzą się automatycznie w danym folderze.
Druga wskazówka, którą chciałbym się podzielić dotyczy notatek własnych, którymi można przedzielać korespondencję. W Oultooku istnieje wiele obiektów, z których powszechnie używane są e-maile i wydarzenia/spotkania, natomiast pozostałe pozostają często nie używane. Do takich obiektów należy wpis (ang. PostItem). Wpisy można wykorzystywać do tworzenia własnych notatek, dokumentujących przebieg ustaleń na spotkaniach czy rozmowach telefonicznych, jak również do umieszczania w sprawie załączników np. skanów korespondencji, której nie otrzymano drogą emailową. W ten sposób sukcesywnie budowana jest historia sprawy i możliwe jest jej dokładne prześledzenie.
Przekazywanie katalogu ze sprawą innej osoby nie stanowi problemu. Wystarczy zaznaczyć całość e-maili w folderze Outlook i skopiować ją na dysk. Podobnie z wgraniem ich u innego pracownika. Tak jak wspominałem, największym ograniczeniem tego rozwiązania jest brak możliwości współpracy i dokumentowania historii sprawy przez kilku pracowników. Rozwiązanie tego problemu nie jest niemożliwe i mam nadzieję, że DC Navigator będzie przestrzenią, gdzie będziemy mogli wymieniać się spostrzeżeniami, jak rozwiązać to najlepiej.
Michał Siejda